Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Müdürler Kurulu Karar Defteri Ve Genel Kurul Toplantı Ve Müzakere Defterinin Elektronik Ortamda Tutulması Zorunluluğu Getirildi.

İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında  Tebliğ  ile, 1  Temmuz  2025 Tarihinden  itibaren  geçerli  olmak  üzere aşağıdaki düzenlemeler yapılmıştır.

1.      1 Ocak 2026 tarihinden itibaren Ticaret siciline tescil edilen kollektif, komandit, anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatiflere; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri,müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini elektronik ortamda tutma  zorunluluğu getirilmiştir.

2.      1  Ocak  2026  tarihinden  itibaren  kuruluşu  ticaret  siciline  tescil  edilen  bu  şirketlerde defterler,  şirketin  ticaret  siciline  tescili  ilebirlikte  eş  zamanlı  olarak  sistemde oluşturularak aktif hale getirilecektir.

3.      Bankalar,  finansal  kiralama  şirketleri,  faktoring  şirketleri,  tüketici  finansmanı  ve  kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım  ürünleri  lisanslı  depoculuk  şirketleri,  ürün  ihtisas  borsası  şirketleri,  bağımsız denetim  şirketleri,  gözetim  şirketleri,  teknoloji  geliştirme  bölgesi  yönetici  şirketleri, 28/7/1981  tarihli  ve  2499  sayılı  Sermaye  Piyasası  Kanununa  tabi  şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketlerin kuruluşları, 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren  elektronik  ortamda  defter  tutma  yükümlülüğü  kapsamına  girmektedirler.  Bu şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde Tebliği Eki -1’deki örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmak zorundadırlar.

4.      Tebliğ, halen faaliyette bulunan ticaret şirketlerine karar defterlerini elektronik ortamda tutma zorunluluğu getirmemektedir.

5.      Defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamayacaklardır.

6.      Sistemde oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından belirlenecek sistem kullanıcısına aittir. Sistem kullanıcısı olarak birden fazla kişi belirlenebilecektir.

7.      Sistem  kullanıcısı,  şirketin  kuruluşunda  Tebliğ  Eki-2’deki  örneğe  uygun  olarak  fiziki ortamda hazırlanan veya MERSİS üzerinden elektronik ortamda oluşturulan ve şirket sözleşmesinde  belirlenen  yönetim  organı  üyeleri  veya  yönetici  ortakların  tamamı tarafından onaylanan bir formla belirlenir.

8.      Fiziki olarak defter tutan şirketlerin elektronik ortamda pay defteri tutmaya başlayacağı durumlarda  fiziki  pay  defterinde  yer  alan  güncel  durumu  gösteren  kayıtlar  Kullanıcı tarafından elektronik pay defterine aktarılır.

9.      Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmaz.

10.  Sistem  üzerinde  oluşturulan  defterler  şirketlerin  kullanımına  hazır  halde  elektronik defter dosyası formatında Ticaret Bakanlığı’nın bilgi sisteminde muhafaza edilir.

11.  Sistemde, tüm  işlemler  kayıt  tarihlerine  göre üzerinde  herhangi  bir  değişiklik yapılamayacak şekilde kayıt altında tutulur.

12.  Elektronik genel kurul ve yönetim kurulu sistemleriyle entegrasyon sağlanana kadar elektronik ortamda düzenlenen kararlar Ticaret Bakanlığınca duyuru yapılana kadar sistem kullanıcısı tarafından Sisteme aktarılacaktır.

Defterlere kayda dayanak fiziki karar tutanakları ve ilgili diğer belgelerin istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi zorunludur.