Şirketlerin muhasebesi ile ilgili olmayan, stratejik, yönetsel kararlarının elektronik ortamda tutulmasının şirket sahiplerini biraz endişelendireceğini kabul etmekle birlikte yasa 01/07/2025 tarihinden itibaren uygulamaya geçti.
01/07/2025 tarihinden itibaren uygulamaya kademeli olarak geçen, Elektronik Ticari Defter Sistemi, Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibraz edilmesini zorunlu kılmaktadır. Bu uygulamaya 01/01/2016 tarihinden önce kurulan şirketler kademeli olarak geçmek zorunda kalacaklardır.
İşletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazına yönelik usul ve esaslar ile ETDS 14/02/2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ’de düzenleme altına alınmıştır.
Elektronik ortama taşınacak defterler; Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri. Şirketlerin hukuki güvenilirliğini ve şeffaflığını sağlamak açısından kritik öneme sahip olan ve kağıt ortamda tutulan bu defterler, artık dijital olarak kayıt altına alınacaktır.
Zorunluluk kapsamındaki şirketler şunlardır:
* 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilerek yeni kurulan şirketler.
* Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi anonim şirketler: Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 28 Temmuz 1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler bu gruba dahildir.
Bu şirketler, 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren ETDS’ye geçiş yapmak zorundadır. Diğer şirketler ise gönüllü olarak sistemi kullanabilir, ancak bir kez elektronik deftere geçenler fiziki deftere artık geri dönemeyecektir. Bu nedenle bu kararı verirken geri dönüş olmadığını bilerek işlem yapılmalıdır.
ETDS zorunluluğu kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren en geç iki ay içinde fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmalıdır. Noter, defter kapanışının ETDS sistemine geçiş amacıyla yapıldığını belirterek işlemi fiziki deftere işleyecektir. Kullanıcı bilgileri ve defter kapanış bilgileri noter tarafından ETDS’ye tanımlanarak defterler aktif hale getirilecektir.
Kuruluşundan itibaren defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde ise defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile birlikte eş zamanlı olarak Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ETDS’de oluşturularak aktif hale getirilecektir.
ETDS üzerinde işlem yapma yetkisi sistem kullanıcısına aittir. Sistem kullanıcısı, ETDS üzerinde işlem yapabilen, yani pay defteri kaydı tutabilen, genel kurul veya yönetim kurulu kararlarını yükleyebilen gerçek kişidir. İşlem kullanıcısı şirket yönetim organı tarafından, bir veya daha fazla kişi olacak şekilde belirlenebilir. Sistem kullanıcısının yönetim kurulu üyesi olma şartı bulunmamaktadır. Kullanıcının yönetim kurulu üyesi olmayan üçüncü kişiler arasından belirlenmesi de mümkündür. Kullanıcının belirlenmesi, sistem kaydı ve değişikliğine ilişkin usul ve esaslar Tebliğ’de detaylandırılmıştır.
ETDS’de oluşturulan kayıtların doğruluğu ile kayıtlarda oluşabilecek eksik veya hatalı işlemlerin neden olacağı zararlardan şirket yönetim organı üyeleri ve yöneticileri sorumlu olacaktır. ETDS sistem olarak Bakanlık tarafından yürütülecek ancak Bakanlık, defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluğu konusunda bir denetim yapmayacaktır. Bu nedenle şirketler, ETDS sistem kullanıcısının işlemlerini düzenli olarak kontrol etmelidir.