Şirketlerin muhasebesi ile ilgili olmayan, stratejik, yönetsel kararlarının elektronik ortamda tutulmasının şirket sahiplerini biraz endişelendireceğini kabul etmekle birlikte yasa 01/07/2025 tarihinden itibaren uygulamaya geçti.

01/07/2025 tarihinden itibaren uygulamaya kademeli olarak geçen, Elektronik Ticari Defter Sis­temi, Pay defteri, yönetim kurulu ka­rar defteri, müdürler kurulu ka­rar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi ticari defter­lerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibraz edilmesini zorunlu kılmak­tadır. Bu uygulamaya 01/01/2016 tarihinden önce kurulan şirketler kademeli olarak geçmek zorunda kalacaklardır.

İşlet­menin muhasebesiyle ilgili olma­yan defterlerin elektronik ortam­da oluşturulması, tutulması, sak­lanması ve ibrazına yönelik usul ve esaslar ile ETDS 14/02/2025 ta­rihli ve 32813 sayılı Resmi Gaze­te’de yayımlanan İşletmenin Mu­hasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ’de dü­zenleme altına alınmıştır.

Elektronik ortama taşınacak defterler; Pay defteri, yönetim kurulu ka­rar defteri, müdürler kurulu ka­rar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri. Şirketlerin hukuki güvenilirliğini ve şeffaflığını sağlamak açısından kritik öneme sahip olan ve kağıt ortamda tutulan bu defterler, artık dijital olarak kayıt altına alınacaktır.

Zorunluluk kapsamındaki şir­ketler şunlardır:

* 1 Ocak 2026 tarihinden itiba­ren ticaret siciline tescil edilerek yeni kurulan şirketler.

* Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iz­nine tabi anonim şirketler: Ban­kalar, finansal kiralama şirket­leri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şir­ketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, dö­viz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şir­ketleri, bağımsız denetim şirket­leri, gözetim şirketleri, teknolo­ji geliştirme bölgesi yönetici şir­ketleri, 28 Temmuz 1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile ser­best bölge kurucusu ve işleticisi şirketler bu gruba dahildir.

Bu şirketler, 1 Temmuz 2025 ta­rihinden itibaren ETDS’ye geçiş yapmak zorundadır. Diğer şirket­ler ise gönüllü olarak sistemi kul­lanabilir, ancak bir kez elektronik deftere geçenler fiziki deftere artık geri dönemeyecektir. Bu nedenle bu kararı verirken geri dönüş olma­dığını bilerek işlem yapılmalıdır.

ETDS zorunluluğu kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğ­duğu 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren en geç iki ay içinde fiziki defterlerin ka­panış onayını yaptırmalıdır. Noter, defter kapanışının ETDS sistemi­ne geçiş amacıyla yapıldığını be­lirterek işlemi fiziki deftere işleye­cektir. Kullanıcı bilgileri ve defter kapanış bilgileri noter tarafından ETDS’ye tanımlanarak defterler aktif hale getirilecektir.

Kuruluşundan itibaren defter­lerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde ise defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile birlikte eş zamanlı olarak Ticaret Bakan­lığı tarafından oluşturulan ET­DS’de oluşturularak aktif hale ge­tirilecektir.

ETDS üzerinde işlem yapma yetkisi sistem kullanıcısına aittir. Sistem kullanıcısı, ETDS üzerin­de işlem yapabilen, yani pay defte­ri kaydı tutabilen, genel kurul veya yönetim kurulu kararlarını yükle­yebilen gerçek kişidir. İşlem kul­lanıcısı şirket yönetim organı ta­rafından, bir veya daha fazla kişi olacak şekilde belirlenebilir. Sis­tem kullanıcısının yönetim kuru­lu üyesi olma şartı bulunmamak­tadır. Kullanıcının yönetim kuru­lu üyesi olmayan üçüncü kişiler arasından belirlenmesi de müm­kündür. Kullanıcının belirlen­mesi, sistem kaydı ve değişikliği­ne ilişkin usul ve esaslar Tebliğ’de detaylandırılmıştır.

ETDS’de oluşturulan kayıtların doğruluğu ile kayıtlarda oluşabi­lecek eksik veya hatalı işlemlerin neden olacağı zararlardan şirket yönetim organı üyeleri ve yöneti­cileri sorumlu olacaktır. ETDS sis­tem olarak Bakanlık tarafından yürütülecek ancak Bakanlık, def­terlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluğu konusunda bir denetim yapmayacaktır. Bu ne­denle şirketler, ETDS sistem kul­lanıcısının işlemlerini düzenli ola­rak kontrol etmelidir.